1. Rekisterinpitäjä

Flube Oy, Y-tunnus: 3641560-3, tuki@flube.fi on rekisterinpitäjä Paloturva.app-palvelun kautta suoraan kerättäville henkilötiedoille (esim. käyttäjätilit, käyttödata). Kun organisaatiosi käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja palvelun kautta (esim. asiakkaiden yhteystietoja), organisaatiosi toimii rekisterinpitäjänä ja Flube Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä puolestasi.

2. Keräämämme tiedot

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietokategorioita:

• Käyttäjätiedot: rekisteröityneiden käyttäjien nimi, sähköpostiosoite, rooli ja organisaatiotieto.
• Asiakastiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteyshenkilön nimi, katuosoite, postinumero, kaupunki, maa, puhelinnumero, sähköpostiosoite, laskutustiedot ja kieliasetus.
• Laitetiedot: sarjanumero, laitetyyppi ja -malli, sijaintikuvaus, GPS-koordinaatit (leveys- ja pituusaste), tarkastusvälit, huoltovälit ja seuraavat huoltopäivämäärät.
• Tarkastusdokumentaatio: tehtävätyyppi, päivämäärä ja kellonaika, tarkastajan henkilöllisyys, tarkistuslistatulokset, muistiinpanot ja valokuvat kalustosta.
• Käyttö- ja lokidata: IP-osoite, selain- ja laitetyyppi, aikaleimoja sekä tekniset tapahtumalogit tietoturvan ja tuen tarpeisiin.
• Paikallisesti välimuistiin tallennettu data: sovellus tallentaa kopion työdatastasi selaimen IndexedDB:hen offline-toimintoa varten. Tämä data pysyy laitteellasi.

Keräämme palvelun käytöstä tietoja, kuten milloin käyttäjä on viimeksi käyttänyt palvelua ja mitä toimintoja hän on tehnyt. Käytämme tietoja palvelun ylläpitoon, tukeen sekä palvelun ja käyttökokemuksen parantamiseen. Raportoimme tiedot vain koostettuina.

3. Käsittelyn oikeusperuste (GDPR Art. 6)

Käytämme seuraavia oikeusperusteita henkilötietojen käsittelylle:

• Sopimus (Art. 6(1)(b)): palvelun tarjoamiseksi ja hallinnoimiseksi sinulle ja organisaatiollesi tarvittava käsittely.
• Oikeutettu etu (Art. 6(1)(f)): palvelun tietoturva, petostentorjunta, järjestelmävalvonta ja palvelun kehittäminen.
• Lakisääteinen velvollisuus (Art. 6(1)(c)): Suomen ja EU:n lainsäädännön noudattaminen, mukaan lukien kirjanpito- ja verovelvoitteet.
• Suostumus (Art. 6(1)(a)): sähköposti-ilmoitusten ja huoltomuistutusten lähettäminen loppuasiakkaillesi. Vastaanottajat voivat peruuttaa suostumuksensa koska tahansa jokaisen sähköpostin peruutuslinkin kautta.

4. Tietojen käyttötarkoitus

Käytämme keräämiämme tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Palvelun tarjoaminen, käyttäminen ja ylläpitäminen.
• Tarkastusraporttien ja huoltomuistutussähköpostien lähettäminen asiakkaillesi puolestasi sähköpostin toimituspalvelumme kautta.
• Käyttäjien tunnistaminen ja roolipohjaisen pääsynhallinnan toteuttaminen.
• Teknisen tuen tarjoaminen ja häiriöiden selvittäminen.
• Palvelun suorituskyvyn ja tietoturvan seuranta ja kehittäminen.
• Laskutuksen, tilausten ja laskujen hallinta.
• Sovellettavien laki- ja sääntelyvelvoitteiden noudattaminen.

5. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin tässä selosteessa kuvatut tarkoitukset sitä edellyttävät:

• Tili- ja asiakastiedot: säilytetään aktiivisen tilauksen kesto sekä 3 kuukautta päättymisen jälkeen datan viennin ja mahdollisten erimielisyyksien ratkaisemiseksi.
• Tarkastusdata ja valokuvat: säilytetään tilauksen keston ajan. Datan vienti on saatavilla pyynnöstä 30 päivän ajan tilin päättämisen jälkeen.
• Laskutus- ja taloushallinnon tiedot: 7 vuotta kirjanpitolain mukaisesti.
• Tekniset lokitiedot: 90 päivää liukuvasti.

6. Oikeutesi

GDPR:n ja Suomen tietosuojalainsäädännön nojalla sinulla on seuraavat oikeudet:

• Tarkastusoikeus: saada kopio henkilötiedoistasi, joita meillä on hallussasi.
• Oikeus oikaisemiseen: pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus poistamiseen: pyytää henkilötietojesi poistamista, kun käsittelylle ei enää ole lainmukaista perustetta.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: pyytää, että rajoitamme tietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: saada tietosi jäsennellyssä, koneellisesti luettavassa muodossa.
• Vastustamisoikeus: vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.

Oikeuksien käyttämiseksi ota yhteyttä osoitteeseen tuki@flube.fi. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle osoitteessa tietosuoja.fi.

7. Tietojen siirrot

Tietosi tallennetaan oletusarvoisesti EU/ETA-alueella infrastruktuuripalvelumme Supabasen (EU-alue) kautta. Siinä tapauksessa, että alihankkijat toimivat ETA-alueen ulkopuolella — esimerkiksi Google Cloud Vision, joka käsittelee laitekuvia hetkellisesti OCR-tunnistusta varten eikä tallenna niitä — siirrot perustuvat Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (SCC) tai riittävyystoteamukseen. Lista alihankkijoista on alla.

8. Alihankkijat

Käytämme seuraavia kolmannen osapuolen käsittelijöitä palvelun toteuttamiseen:

9. Evästeet ja paikallinen tallennus

Palvelu käyttää istuntoevästeitä käyttäjien tunnistautumiseen (Supabase Auth). Nämä evästeet ovat palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä eivätkä vaadi suostumusta sovellettavan lain nojalla. Kolmannen osapuolen mainos- tai seurantaevästeitä ei käytetä. Sovellus käyttää selaimen IndexedDB-tallennustilaa työdatan offline-välimuistiin — tämä data pysyy laitteellasi eikä välity kolmansille osapuolille.

10. Yhteystiedot

Tietosuoja-asioissa ja oikeuksien käyttämiseksi ota yhteyttä: tuki@flube.fi
Valvontaviranomainen: Tietosuojavaltuutettu — tietosuoja.fi